O fluxo de caixa projetado é uma das ferramentas mais importantes para empresas que desejam prever problemas financeiros antes que eles aconteçam, pois permite visualizar antecipadamente quanto dinheiro deverá entrar e sair do caixa nas próximas semanas ou meses.
Na prática, muitas empresas não enfrentam dificuldades porque vendem pouco ou porque não são lucrativas. O problema pode surgir porque as datas de recebimento das vendas não acompanham as datas de pagamento das despesas.
Imagine uma empresa que possui R$ 100 mil para receber dos clientes e R$ 80 mil em compromissos financeiros. À primeira vista, a situação parece confortável. Porém, se R$ 60 mil das contas vencerem nos próximos dez dias e a maior parte dos recebimentos estiver prevista somente para o mês seguinte, haverá um problema de liquidez.
É justamente esse tipo de situação que uma boa projeção financeira ajuda a identificar.
Em vez de descobrir que faltará dinheiro somente quando os boletos começarem a vencer, a gestão consegue visualizar o problema com antecedência e tomar decisões enquanto ainda existem alternativas.
Neste conteúdo, a Terceirize Finanças explica como funciona o fluxo de caixa projetado, quais informações precisam entrar na projeção e como utilizá-lo para antecipar problemas e tomar decisões financeiras mais seguras.
O que é fluxo de caixa projetado?
O fluxo de caixa projetado é uma estimativa das entradas e saídas financeiras que deverão acontecer em determinado período futuro.
Enquanto o controle tradicional do caixa mostra principalmente aquilo que já aconteceu ou está acontecendo, a projeção procura responder a uma pergunta diferente:
Como estará o caixa da empresa daqui a 30, 60 ou 90 dias?
Para chegar a essa resposta, são considerados os valores que a empresa espera receber e os compromissos que deverá pagar.
Entre as entradas podem estar:
- Vendas a prazo com recebimento previsto;
- Recebimentos recorrentes de clientes;
- Parcelas de contratos;
- Vendas estimadas para os próximos meses;
- Outras receitas previstas.
Nas saídas, entram itens como folha de pagamento, fornecedores, aluguel, impostos, financiamentos, despesas administrativas, investimentos e demais compromissos.
A partir dessas informações, a empresa consegue calcular o saldo esperado para cada período.
Uma estrutura simplificada seria:
Saldo inicial + entradas previstas – saídas previstas = saldo projetado
Embora a fórmula seja simples, a qualidade da análise depende diretamente da qualidade das informações utilizadas.
Se contas a pagar estão esquecidas, recebimentos são superestimados ou impostos não entram na projeção, o resultado pode criar uma falsa sensação de segurança.
Qual é a diferença entre fluxo de caixa realizado e fluxo de caixa projetado?
O fluxo de caixa realizado registra as movimentações que efetivamente aconteceram. Ele permite verificar quanto entrou, quanto saiu e como o saldo da empresa foi formado.
Já o fluxo de caixa projetado trabalha com o futuro.
Imagine que hoje uma empresa possua R$ 50 mil disponíveis na conta. Analisando apenas o saldo bancário, o empresário pode concluir que existe dinheiro suficiente para realizar uma compra de R$ 20 mil.
Entretanto, a projeção para os próximos 15 dias pode mostrar:
- Saldo atual: R$ 50.000;
- Recebimentos previstos: R$ 25.000;
- Fornecedores: R$ 30.000;
- Folha e encargos: R$ 25.000;
- Impostos: R$ 12.000;
- Outras despesas: R$ 5.000.
Nesse cenário, ao final do período, o caixa projetado seria:
R$ 50.000 + R$ 25.000 – R$ 72.000 = R$ 3.000
Portanto, aqueles R$ 50 mil disponíveis hoje não significam que a empresa possui R$ 50 mil livres.
Se o empresário utilizar R$ 20 mil sem considerar os compromissos futuros, poderá faltar dinheiro para pagar despesas essenciais poucos dias depois.
É por isso que o saldo bancário não deve ser confundido com disponibilidade financeira.
Como o fluxo de caixa projetado ajuda a prever problemas financeiros?
O grande benefício do fluxo de caixa projetado é transformar um problema futuro em uma informação disponível no presente.
Suponha que uma empresa projete seu caixa para os próximos três meses e encontre os seguintes saldos ao final de cada período:
Setembro: R$ 40 mil positivos
Outubro: R$ 18 mil positivos
Novembro: R$ 25 mil negativos
Sem uma projeção, o problema de novembro provavelmente só chamaria atenção quando o caixa começasse a ficar apertado.
Com o fluxo projetado, a gestão possui aproximadamente dois meses para agir.
Nesse período, algumas decisões podem ser avaliadas, como:
- Acelerar a cobrança de clientes;
- Renegociar prazos com fornecedores;
- Reduzir despesas não essenciais;
- Adiar determinado investimento;
- Melhorar as condições comerciais das vendas;
- Reforçar o capital de giro;
- Negociar crédito antes de enfrentar uma emergência.
A diferença é significativa.
Quando a empresa descobre a falta de dinheiro na data do vencimento das obrigações, suas opções ficam limitadas. Ela pode acabar recorrendo a cheque especial, antecipação de recebíveis, empréstimos emergenciais ou atrasos.
Quando o problema é identificado antecipadamente, a empresa ganha tempo para escolher a alternativa mais eficiente e menos onerosa.
Como montar um fluxo de caixa projetado?
Para que a projeção realmente ajude na tomada de decisão, ela precisa partir de informações confiáveis.
O primeiro passo é definir o horizonte da análise.
Empresas podem trabalhar com projeções de curto, médio e longo prazo. Uma visão dos próximos 30 dias é importante para decisões operacionais, enquanto projeções de 90 dias, seis meses ou um ano ajudam no planejamento.
Depois, é necessário levantar as entradas e saídas previstas.
1. Determine o saldo inicial
O ponto de partida deve ser o valor financeiro efetivamente disponível.
É importante verificar contas bancárias e demais disponibilidades consideradas na gestão do caixa, evitando duplicidades ou valores que não estejam realmente disponíveis para utilização.
2. Liste os recebimentos previstos
Em seguida, devem ser incluídos os valores que a empresa espera receber.
Contas a receber já registradas possuem um grau maior de previsibilidade. Já vendas que ainda não aconteceram precisam ser estimadas com maior cautela.
Um dos erros mais perigosos é considerar toda previsão comercial como se fosse dinheiro garantido.
Previsão de vendas e previsão de recebimento são informações diferentes.
3. Registre todas as saídas
O próximo passo é levantar os compromissos futuros.
Devem ser considerados fornecedores, salários, encargos, impostos, aluguel, financiamentos, serviços contratados, despesas administrativas, parcelas e investimentos programados.
Despesas anuais ou sazonais também merecem atenção.
Uma empresa pode apresentar caixa confortável durante vários meses e enfrentar dificuldades quando chegam simultaneamente pagamentos maiores, como férias, 13º salário, tributos específicos ou renovação de contratos.
4. Calcule os saldos futuros
Depois de organizar as informações, é possível visualizar como o caixa deverá se comportar ao longo do período.
Mais importante do que conhecer o saldo final é observar em quais datas aparecem os pontos de maior pressão financeira.
Às vezes, o mês termina positivo, mas a empresa enfrenta saldo negativo durante vários dias no meio do período.
Por isso, dependendo do negócio, uma projeção semanal ou até diária pode ser mais útil do que analisar somente o fechamento mensal.
Como um BPO Financeiro pode melhorar o fluxo de caixa da empresa?
Um fluxo de caixa confiável depende de uma rotina financeira organizada. Se contas a pagar não são registradas corretamente, recebimentos não são conciliados e informações ficam espalhadas entre planilhas, sistemas, mensagens e extratos bancários, criar uma projeção confiável se torna muito mais difícil.
É nesse cenário que o BPO Financeiro pode fazer diferença. Ao terceirizar processos financeiros para uma equipe especializada, a empresa pode estruturar rotinas como:
- Contas a pagar;
- Contas a receber;
- Conciliação bancária;
- Controle de inadimplência;
- Organização do fluxo de caixa;
- Acompanhamento de indicadores;
- Elaboração de relatórios gerenciais;
- Projeções financeiras.
Com informações atualizadas, os gestores deixam de gastar grande parte do tempo tentando descobrir o que aconteceu com o dinheiro e conseguem se concentrar na análise dos números e nas decisões do negócio.
É justamente nesse ponto que a Terceirize Finanças pode ajudar.
Com nosso serviço de BPO Financeiro, sua empresa pode contar com uma rotina financeira mais organizada, acompanhamento das contas a pagar e receber, conciliação, relatórios e informações que proporcionam maior clareza sobre o presente e o futuro do caixa.
- Não espere faltar dinheiro para descobrir que existe um problema.
Entre em contato com a Terceirize Finanças e descubra como nosso BPO Financeiro pode proporcionar mais organização, controle e previsibilidade para as finanças da sua empresa.