Organizar o contas a pagar e contas a receber de uma clínica é fundamental para manter as finanças equilibradas e evitar situações como falta de dinheiro para despesas importantes, pagamentos em atraso e dificuldade para entender se o negócio realmente está dando lucro.
Uma clínica pode ter uma excelente agenda de atendimentos e até mesmo um faturamento elevado, mas isso não significa necessariamente que sua situação financeira seja saudável.
Neste conteúdo, a Terceirize Finanças explica como organizar o contas a pagar e contas a receber da sua clínica e manter maior controle sobre o dinheiro.
O que são contas a pagar e contas a receber?
O contas a pagar reúne todos os compromissos financeiros que a clínica precisa quitar em determinado período.
Alguns exemplos são:
- Aluguel;
- Salários e encargos;
- Impostos;
- Fornecedores;
- Materiais médicos;
- Medicamentos e insumos;
- Sistemas e softwares;
- Serviços terceirizados;
- Água, energia e internet;
- Parcelas de equipamentos.
Já o contas a receber representa os valores que a clínica possui para receber dos pacientes, convênios, operadoras ou outros contratantes.
Em uma clínica particular, por exemplo, uma consulta paga via PIX pode gerar uma entrada imediata. Por outro lado, um pagamento realizado no cartão parcelado possui datas futuras de recebimento.
No atendimento por convênios, a diferença pode ser ainda maior, pois existe um intervalo entre a realização do procedimento e o efetivo recebimento.
Portanto, faturar não é a mesma coisa que receber. Essa diferença é essencial para compreender a situação financeira da clínica.
Por que controlar contas a pagar e receber é tão importante?
Um dos problemas mais comuns na gestão financeira acontece quando as decisões são tomadas observando apenas o saldo bancário.
Imagine que uma clínica tenha R$ 80 mil disponíveis na conta. À primeira vista, parece existir uma boa disponibilidade financeira.
Entretanto, nos próximos dez dias ela precisa pagar R$ 25 mil de salários, R$ 15 mil de fornecedores, R$ 10 mil de impostos e R$ 8 mil de outras despesas.
Na prática, boa parte dos R$ 80 mil já está comprometida.
É justamente essa visão que um controle organizado proporciona. O gestor consegue saber quanto possui disponível, quanto ainda precisa pagar e quanto espera receber nas próximas semanas.
Com essas informações, fica muito mais fácil planejar compras, investimentos e retiradas dos sócios sem comprometer o caixa da clínica.
Como organizar o contas a pagar de uma clínica?
O primeiro passo é registrar todas as despesas, independentemente do valor.
Pequenos pagamentos frequentemente são ignorados e, quando somados, podem representar uma parcela relevante dos custos mensais.
Para cada conta, é interessante registrar pelo menos:
- Descrição da despesa;
- Fornecedor;
- Valor;
- Data de vencimento;
- Forma de pagamento;
- Categoria;
- Situação do pagamento.
As despesas também devem ser separadas por categorias. Por exemplo: folha de pagamento, aluguel, materiais, marketing, impostos, sistemas e despesas administrativas.
Essa organização permite descobrir onde a clínica está gastando dinheiro. Além disso, é importante trabalhar com um calendário de vencimentos.
O gestor deve saber antecipadamente quais compromissos vencerão naquela semana ou naquele mês, evitando juros e multas por atraso.
Contas recorrentes podem ser cadastradas previamente no sistema financeiro, facilitando o planejamento dos próximos meses.
Como organizar o contas a receber?
O controle das receitas exige tanta atenção quanto o acompanhamento das despesas. Cada atendimento ou serviço realizado precisa estar relacionado ao respectivo recebimento.
A clínica deve conseguir identificar:
- Quem precisa pagar;
- Qual valor será recebido;
- Quando o dinheiro deverá entrar;
- Qual foi a forma de pagamento;
- Se o pagamento já foi realizado;
- Quais valores estão atrasados.
Essa organização é particularmente importante quando existem diferentes formas de recebimento.
Pagamentos por PIX e dinheiro geralmente possuem liquidação imediata. Cartões podem ter prazos diferentes, enquanto convênios podem trabalhar com períodos significativamente maiores.
Também é importante acompanhar possíveis glosas de convênios, quando determinado atendimento ou procedimento não é pago integralmente pela operadora.
Sem esse acompanhamento, a clínica pode registrar uma receita que, na prática, nunca chegou ao caixa.
Como o fluxo de caixa ajuda nesse controle?
Depois de organizar contas a pagar e receber, a clínica consegue construir um fluxo de caixa projetado.
Essa ferramenta permite visualizar quanto dinheiro deverá entrar e sair em determinado período.
Imagine o seguinte cenário para o próximo mês:
- Saldo inicial: R$ 50.000,00
- Recebimentos previstos: R$ 120.000,00
- Pagamentos previstos: R$ 140.000,00
Se todas as previsões se confirmarem, a clínica encerrará o período com aproximadamente R$ 30 mil.
Essa informação permite que o gestor perceba antecipadamente que haverá uma redução de caixa.
Caso a projeção apontasse saldo negativo, seria possível agir antes do problema acontecer, renegociando vencimentos, cobrando valores pendentes ou adiando despesas não essenciais.
O fluxo de caixa transforma o controle financeiro em uma ferramenta de planejamento, e não apenas de registro do que já aconteceu.
Quais erros precisam ser evitados?
Algumas práticas prejudicam significativamente a organização financeira de clínicas.
Uma das mais comuns é misturar as contas pessoais dos sócios com as contas da empresa. Pagamentos particulares não devem ser realizados diretamente pelo caixa da clínica sem o devido registro.
Outro problema é controlar as finanças apenas por extratos bancários. O extrato mostra o que já aconteceu, mas não necessariamente aquilo que ainda acontecerá.
Também devem ser evitados:
- Deixar despesas sem registro;
- Não acompanhar vencimentos;
- Esquecer valores a receber;
- Não conferir recebimentos de cartões;
- Não acompanhar convênios;
- Fazer retiradas sem planejamento;
- Ignorar impostos futuros;
- Não projetar o caixa.
Quanto maior o faturamento e o volume de movimentações, maior tende a ser o impacto desses erros.
Vale a pena terceirizar a gestão financeira da clínica?
Médicos e gestores frequentemente precisam dividir sua atenção entre pacientes, equipe, agenda, fornecedores e questões administrativas. Nesse cenário, atividades financeiras podem acabar sendo deixadas para depois.
Uma alternativa é contratar um serviço de BPO Financeiro, transferindo parte da rotina financeira para profissionais especializados.
O BPO pode cuidar de atividades como organização das contas a pagar e receber, conciliação bancária, controle de vencimentos, atualização do fluxo de caixa e elaboração de relatórios gerenciais.
Com isso, o gestor continua tendo acesso às informações e mantendo o poder de decisão, mas não precisa executar pessoalmente todas as tarefas operacionais.
Organize as finanças da sua clínica com a Terceirize Finanças
Organizar o contas a pagar e contas a receber de uma clínica significa saber exatamente quais compromissos estão próximos, quais receitas ainda entrarão e quanto dinheiro estará disponível para manter a operação.
Esse controle reduz atrasos, melhora o planejamento e permite tomar decisões com base em números reais.
A Terceirize Finanças oferece soluções de BPO Financeiro para empresas que desejam profissionalizar sua gestão sem precisar estruturar um departamento financeiro completo internamente.
Sua clínica precisa de mais controle e previsibilidade financeira? Entre em contato com a Terceirize Finanças e descubra como o BPO Financeiro pode simplificar sua rotina.