Organizar corretamente o repasse de honorários médicos é um dos principais desafios financeiros de clínicas que trabalham com diferentes profissionais, formas de pagamento e convênios.

Imagine uma clínica que recebe R$ 100 mil durante determinado período. Esse valor não significa necessariamente que a empresa possui R$ 100 mil disponíveis para pagar suas despesas. Uma parcela pode precisar ser repassada aos médicos responsáveis pelos atendimentos.

Quando esse controle não é realizado, surgem problemas como pagamentos incorretos, divergências com profissionais, dificuldades de conciliação e uma visão distorcida do fluxo de caixa.

Por isso, a clínica precisa estabelecer regras claras e possuir processos capazes de relacionar cada atendimento ao respectivo recebimento e ao valor devido ao profissional.

Neste conteúdo, a Terceirize Finanças explica como organizar o repasse de honorários médicos e tornar a gestão financeira da clínica mais eficiente.

Como funciona o repasse de honorários médicos?

O repasse corresponde ao pagamento realizado pela clínica ao profissional de acordo com as regras estabelecidas entre as partes.

A forma de cálculo pode variar bastante.

Existem clínicas que trabalham com um percentual sobre o valor do atendimento. Outras estabelecem um valor fixo por consulta ou procedimento.

Também podem existir modelos diferentes para cada médico.

Por exemplo:

• Médico A: recebe 60% das consultas;
• Médico B: recebe R$ 200 por atendimento;
• Médico C: recebe 70% de determinados procedimentos;
• Médico D: possui regras diferentes para particular e convênio.

Quanto maior a clínica e a quantidade de profissionais, maior a complexidade. Por isso, o primeiro passo é evitar acordos informais ou regras que existam apenas na memória dos gestores.

Como definir as regras de repasse?

As condições precisam ser documentadas e conhecidas tanto pela administração quanto pelos profissionais.

É importante estabelecer questões como:

Qual é a base do cálculo? O percentual incide sobre o valor bruto do atendimento ou sobre o valor líquido após determinadas deduções?

Quando ocorre o repasse? No momento do atendimento, após o recebimento do paciente ou em uma data fixa?

Como ficam taxas e descontos? Quem suporta descontos concedidos ao paciente, taxas de cartão e outras despesas previstas no acordo?

Como são tratados cancelamentos? É preciso estabelecer o procedimento para estornos, cancelamentos e devoluções.

Existem regras diferentes por serviço? Consultas, exames e procedimentos podem ter percentuais distintos. 

Quanto mais claras forem essas definições, menor será a possibilidade de divergências posteriormente.

O repasse deve ser feito no atendimento ou no recebimento?

Imagine que um paciente realize um procedimento de R$ 2.000,00 no cartão parcelado, sendo que o médico tenha direito a 60%. O repasse corresponderia a R$ 1.200,00.

Se a clínica pagar o médico imediatamente, mas receber o valor do paciente ao longo dos meses, precisará financiar o intervalo com recursos próprios.

O mesmo problema pode ser ainda mais relevante com convênios, que podem possuir prazos específicos para pagamento.

Por isso, uma alternativa utilizada por muitas operações é relacionar o repasse ao efetivo recebimento dos valores, desde que essa condição esteja previamente definida entre as partes. Dessa forma, a clínica reduz o descasamento entre entradas e saídas financeiras.

Como controlar os recebimentos antes de realizar os repasses?

Uma das etapas mais importantes da gestão de uma clínica é a conciliação financeira. Não basta olhar os atendimentos registrados na agenda, é preciso saber quais valores realmente foram recebidos.

Considere um mês com:

R$ 200 mil em atendimentos realizados.

Desse total:

• R$ 80 mil foram recebidos à vista;
• R$ 50 mil estão em cartões a receber;
• R$ 70 mil dependem do pagamento de convênios.

Se o repasse for calculado sobre os valores efetivamente recebidos, não seria correto utilizar automaticamente os R$ 200 mil como base.

Por isso, a gestão precisa conciliar:

• Atendimentos realizados;
• Notas fiscais;
• Recebimentos em dinheiro ou Pix;
• Cartões;
• Transferências;
• Convênios;
• Contas a receber;
• Estornos;
• Inadimplência.

Somente depois dessa conferência os valores estarão preparados para o cálculo conforme as regras acordadas.

Por que não se deve misturar repasses com despesas da clínica?

Um dos erros de gestão é observar todo o dinheiro que entra na conta bancária como receita disponível para a operação.

Parte dos valores pode estar comprometida com os repasses aos profissionais.

Se a clínica utiliza esse dinheiro para pagar aluguel, fornecedores, impostos ou outras despesas, pode chegar à data do repasse sem recursos suficientes.

Por isso, a gestão financeira deve identificar claramente:

• Receita destinada à clínica;
• Valores destinados aos médicos;
• Impostos;
• Despesas operacionais;
• Disponibilidade efetiva de caixa.

Essa separação melhora significativamente a qualidade das decisões financeiras.

Como montar um demonstrativo de repasse?

Cada profissional deve receber um demonstrativo detalhado. O documento pode apresentar informações como:

• Período de referência;
• Atendimentos considerados;
• Paciente ou identificação do atendimento;
• Serviço realizado;
• Valor cobrado;
• Valor efetivamente recebido;
• Percentual ou regra de repasse;
• Deduções previstas;
• Ajustes;
• Valor final devido.

Isso proporciona transparência. O demonstrativo também cria um histórico que facilita conferências futuras.

Se o médico tiver alguma dúvida, a administração consegue localizar rapidamente a origem do cálculo em vez de precisar revisar dezenas de extratos bancários e planilhas.

Quais são os erros mais comuns no repasse médico?

Alguns problemas aparecem com frequência em clínicas que ainda não possuem uma gestão financeira estruturada.

Entre eles estão:

• Calcular repasses manualmente sem conferência;
• Não conciliar cartões;
• Pagar sobre valores ainda não recebidos sem planejamento;
• Ignorar glosas;
• Não registrar estornos;
• Utilizar percentuais desatualizados;
• Misturar dinheiro dos repasses com o caixa operacional;
• Não fornecer demonstrativos;
• Não acompanhar contas a receber;
• Manter regras diferentes sem documentação.

Esses erros podem provocar tanto pagamentos maiores quanto menores que os valores realmente devidos. Além do impacto financeiro, isso prejudica a relação da clínica com seus profissionais.

Como o BPO Financeiro pode ajudar uma clínica?

O BPO Financeiro consiste na terceirização de rotinas financeiras para uma equipe especializada.

No caso de clínicas, esse serviço pode assumir atividades como:

• Conciliação bancária;
• Contas a pagar;
• Contas a receber;
• Conferência de recebimentos;
• Acompanhamento dos cartões;
• Organização dos repasses;
• Elaboração de demonstrativos;
• Atualização do fluxo de caixa;
• Produção de relatórios gerenciais.

Com isso, gestores e profissionais de saúde deixam de gastar tempo realizando controles manuais e passam a ter informações mais organizadas para tomar decisões.

Além disso, uma rotina financeira estruturada ajuda a identificar antecipadamente diferenças de caixa, atrasos e inconsistências nos repasses.

Organize os repasses e tenha mais controle financeiro na sua clínica

Saber como organizar o repasse de honorários médicos é fundamental para preservar o caixa e manter uma relação transparente com os profissionais.

O processo deve começar com regras claras e passar pela conciliação dos recebimentos, cálculo dos valores, conferência e apresentação de demonstrativos.

Quanto maior o número de médicos, convênios e formas de pagamento, mais importante se torna possuir uma gestão financeira estruturada.

A Terceirize Finanças pode cuidar das rotinas financeiras da sua clínica por meio de um serviço especializado de BPO Financeiro, proporcionando maior controle sobre recebimentos, pagamentos, repasses e fluxo de caixa.

Entre em contato com a Terceirize Finanças e descubra como organizar o financeiro da sua clínica com processos, tecnologia e informações confiáveis para a tomada de decisão.