Saber como organizar o financeiro de uma clínica com várias unidades é fundamental para evitar que o crescimento do negócio resulte em perda de controle sobre receitas, despesas, pagamentos e resultados.
Quando uma clínica possui apenas uma unidade, acompanhar a movimentação financeira tende a ser mais simples. No entanto, conforme novas filiais são abertas, o número de transações aumenta e surgem desafios adicionais.
Qual unidade está dando mais lucro? Quanto cada endereço gasta? Uma unidade está utilizando recursos gerados por outra? Existem contas sendo pagas duas vezes? Quanto a clínica possui disponível em caixa de forma consolidada?
Sem processos bem definidos, responder a perguntas aparentemente simples pode se tornar extremamente difícil.
Por isso, uma clínica com várias unidades precisa ter uma estrutura financeira capaz de oferecer uma visão individual de cada operação e, ao mesmo tempo, uma visão consolidada de todo o negócio.
Neste conteúdo, a Terceirize Finanças explica como organizar essa estrutura e quais controles são essenciais para uma gestão financeira eficiente.
Por que o financeiro fica mais complexo quando a clínica abre novas unidades?
Uma nova unidade não significa apenas aumentar o faturamento.
Ela também representa novos contratos, despesas, fornecedores, funcionários, contas bancárias, recebimentos e obrigações.
Imagine uma clínica multidisciplinar que começou com uma unidade e posteriormente abriu mais três endereços.
Agora, o setor financeiro pode precisar acompanhar:
- Aluguel de quatro imóveis;
- Contas de água, energia e internet;
- Fornecedores diferentes;
- Folha e pagamentos relacionados às equipes;
- Recebimentos de pacientes;
- Cartões e outros meios de pagamento;
- Convênios;
- Honorários de profissionais;
- Impostos;
- Manutenção;
- Compras de materiais;
- Investimentos em cada unidade.
Se todas essas movimentações forem registradas sem qualquer identificação, a administração poderá até saber quanto a empresa faturou no total, mas terá dificuldade para descobrir quanto cada unidade efetivamente gerou de resultado.
Por isso, expansão sem estrutura financeira pode esconder problemas importantes.
O financeiro das unidades deve ser separado?
A gestão precisa conseguir identificar receitas e despesas de cada unidade, mesmo quando parte das atividades financeiras é centralizada.
Isso não significa necessariamente que tudo precisa funcionar de maneira completamente independente.
Na realidade, uma boa estrutura costuma combinar duas visões:
- Visão por unidade: permite entender o desempenho individual de cada clínica.
- Visão consolidada: permite acompanhar a saúde financeira do grupo como um todo.
Imagine uma rede com três unidades:
- Unidade A: faturamento de R$ 250 mil;
- Unidade B: faturamento de R$ 180 mil;
- Unidade C: faturamento de R$ 120 mil.
O faturamento consolidado é: R$ 550 mil.
Entretanto, essa informação sozinha não mostra se as três unidades são rentáveis.
A Unidade A pode gerar excelente resultado, enquanto a Unidade C pode consumir recursos continuamente.
Sem separar as informações, o lucro da primeira pode esconder o prejuízo da terceira.
Como organizar as contas a pagar de várias unidades?
O contas a pagar precisa seguir um processo padronizado. Não é recomendável que cada gerente simplesmente realize pagamentos por conta própria, sem uma rotina central de registro, aprovação e conferência.
Uma estrutura organizada pode seguir etapas como:
1. Recebimento da cobrança: Nota fiscal, boleto ou outro documento é recebido.
2. Identificação: Verifica-se a qual unidade e categoria a despesa pertence.
3. Registro: O compromisso é lançado no sistema antes do vencimento.
4. Aprovação: A pessoa responsável valida o pagamento conforme as regras internas.
5. Pagamento: A transação é realizada na data programada.
6. Conciliação: Posteriormente, o financeiro confirma que o valor efetivamente saiu da conta e foi corretamente registrado.
Esse processo reduz riscos como pagamentos duplicados, juros por atraso, despesas sem documentação e utilização indevida dos recursos. Também é muito importante estabelecer alçadas de aprovação.
Por exemplo, gestores locais podem aprovar pequenas despesas, enquanto valores maiores exigem autorização da direção.
Como controlar as contas a receber?
Clínicas podem possuir diferentes fontes de receita. Dependendo do modelo de negócio, os recebimentos podem vir de:
- Pacientes particulares;
- Cartões de crédito;
- Pix;
- Convênios;
- Empresas;
- Pacotes de tratamentos;
- Planos próprios;
- Procedimentos parcelados.
O erro é considerar uma venda registrada no sistema como dinheiro disponível. Existe diferença entre faturar e receber.
Imagine que determinada unidade tenha realizado R$ 300 mil em atendimentos durante o mês, mas apenas R$ 220 mil tenham entrado no caixa até aquela data.
Os outros R$ 80 mil podem estar relacionados a cartões, convênios ou valores ainda pendentes.
Por isso, o financeiro precisa acompanhar: Quanto foi vendido, quanto deveria ter sido recebido, quanto efetivamente entrou e quanto ainda está pendente.
Esse controle permite identificar inadimplência, atrasos de convênios, divergências nas operadoras de cartão e outros problemas.
Cada unidade precisa ter seu próprio fluxo de caixa?
Para uma gestão eficiente, é recomendável conseguir visualizar o fluxo de caixa individual de cada unidade, além do fluxo consolidado.
Isso permite responder perguntas como:
- A Unidade B consegue pagar suas próprias despesas?
- Quanto dinheiro a Unidade A gera mensalmente?
- Qual unidade precisa constantemente receber recursos das demais?
- Quanto o grupo terá disponível daqui a 30 dias?
O fluxo de caixa também precisa ser projetado. Não basta registrar aquilo que já aconteceu.
Uma projeção pode mostrar, por exemplo:
- Saldo atual: R$ 150 mil
- Recebimentos previstos para 30 dias: R$ 400 mil
- Pagamentos previstos: R$ 470 mil
Nesse cenário, a gestão já consegue perceber antecipadamente uma possível necessidade de caixa.
Com essa informação, pode negociar prazos, reorganizar pagamentos ou tomar outras providências antes que o problema aconteça.
Como o BPO Financeiro pode ajudar uma clínica com várias unidades?
Conforme a operação cresce, o volume de atividades financeiras também aumenta. É nesse cenário que o BPO Financeiro pode se tornar uma solução estratégica.
No BPO, a empresa terceiriza rotinas financeiras para uma equipe especializada, mantendo a gestão e as decisões estratégicas sob controle dos responsáveis pelo negócio.
Entre as atividades que podem ser estruturadas estão:
- Contas a pagar;
- Contas a receber;
- Conciliação bancária;
- Organização de documentos;
- Controle de vencimentos;
- Fluxo de caixa;
- Categorização das movimentações;
- Centros de custos;
- Relatórios financeiros;
- Acompanhamento de indicadores.
Para uma clínica com várias unidades, isso pode proporcionar padronização e centralização das informações, sem depender de cada gerente local para organizar o financeiro à sua maneira.
A direção passa a receber dados estruturados e consegue dedicar mais tempo às decisões estratégicas.
Sua clínica possui várias unidades e o financeiro está difícil de controlar?
Expandir uma clínica é um sinal importante de crescimento, mas cada nova unidade aumenta a complexidade financeira do negócio.
Sem organização, o grupo pode faturar cada vez mais e, ao mesmo tempo, perder a capacidade de identificar onde realmente está ganhando ou perdendo dinheiro.
A Terceirize Finanças pode assumir e organizar as rotinas do financeiro da sua clínica por meio do BPO Financeiro, criando processos padronizados e informações confiáveis para a tomada de decisão.
Entre em contato com a Terceirize Finanças e descubra como estruturar o financeiro das suas unidades para crescer com mais controle, previsibilidade e segurança.